Un evento si definisce come un avvenimento di durata e finalità differenti, realizzato in un determinato luogo e con un determinato scopo. Ma organizzarlo non è così facile, soprattutto perché sempre si desidera che sia memorabile. Infatti organizzare eventi non è affatto semplice, bisogna avere le idee molto chiare fin dall’inizio ed essere ben organizzati e disporre sempre di un “piano B”. Ma non temere, nell’articolo di oggi ti presentiamo le linee guida per poter farlo senza paura! E ricorda che con la Scuola ELBS puoi formarti con la certificazione esperto in organizzazione di eventi + wedding planner.
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Passi per organizzare eventi di successo
Di seguito ti spieghiamo quali passi bisogna seguire per poter avere una panoramica generale e così ottenere un buon risultato. Infatti, la prima cosa importante da tenere presente è la capacità di organizzarsi correttamente e il fatto di avere sempre un piano B per eventuali situazioni incontrollabili, come potrebbe essere il clima.
1- Obiettivo
La prima cosa da definire quando si parla di organizzare eventi è qual è lo scopo, ossia l’obiettivo. Non è la stessa cosa preparare un evento sportivo che aziendale, ad esempio. Bisogna sapere che tipo di evento si vuole organizzare e con che obiettivo finale. Questo potrebbe essere ad esempio attirare l’attenzione mediatica, promuovere un prodotto, farsi conoscere o semplicemente festeggiare.
2.- Target
Si tratta del pubblico obiettivo dell’evento. Ossia, a chi è rivolto? Chi parteciperà? Questo passo è molto importante perché è necessario sapere chi assisterà all’evento e che tipo di aspettative può avere, per poter soddisfarle correttamente. In questo passo bisogna anche decidere le dimensioni dell’evento, ovvero quante persone parteciperanno. Non è la stessa cosa organizzare eventi per 50 o 500 persone o per amanti del punk o giornalisti e autorità. Conoscere il target aiuta molto!
3.- Budget
Quanto possiamo invertire a livello economico? Ovviamente la definizione e suddivisione del budget totale dipenderà dalle decisioni preliminari su obiettivo e target. Questo preventivo deve essere soprattutto realista, per cui il primo consiglio è calcolare entrate e uscite e poi decidere come suddividerlo nelle diverse spese. Le principali sono sempre le stesse: cibo, bevande, attrezzature e staff, locale, allestimenti e decorazioni, marketing e fotografia.
4.- Data e Localizzazione
La scelta della data e del luogo devono sempre andare della mano. Immagina che si decide la data a dicembre e che il luogo preferito è la spiaggia. Impossibile farlo! Per questo motivo se si sceglie una data, la localizzazione deve essere in sintonia o viceversa. Queste decisioni dipenderanno anche dalle cose già definite, come l’obiettivo, il target e il budget. Tutte le decisioni all’organizzare eventi devono essere conseguenti. Solo così si potranno organizzare eventi di successo!
5.- Promozione
A questo punto si tratta di decidere su che tipo di inviti (cartacei, via mail, ecc.) e che tipo di marketing o promozione. Si può decidere anche se fare un regalo agli ospiti o gadget. Il successo di un evento dipende almeno al 50% da come e quanto lo promuovi. Anche questa decisione dipenderà dalle precedenti ovviamente.
6.- Piano B
Come abbiamo indicato all’inizio dell’articolo è necessario avere un piano B. Perché? Facciamo un esempio: un matrimonio, in spiaggia a Luglio. Se piove? Non possiamo cambiare la data o il luogo il giorno prima logicamente, la comunicazione e/o coordinazione sarebbe terribile! Il piano B si deve decidere e organizzare parallelamente all’originale fin dall’inizio. E se quando si avvicina la data (massimo una settimana prima, non oltre) le previsioni del tempo o altri fattori possono mettere a rischio il nostro evento originale, dobbiamo attivare subito il piano B.
A questo punto solo vogliamo ricordarti che sempre ci sono imprevisti, l’importante è saperne uscire con stile!