Quante volte diciamo di non avere tempo: è davvero così osemplicemente non sappiamo impiegarlo correttamente? La gestione del tempo, o time management, è un processo di pianificazione e controllo del tempo utilizzato per attività specifiche, in particolare per aumentare l’efficienza e la produttività. Quando sentiamo questa definizione pensiamo automaticamente al mondo del lavoro, ma può essere applicata a qualsiasi ambito della vita quotidiana, come ad esempio lo studio.
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Tecniche di time management
Il time management è un aspetto estremamente personale. Esistono alcuni principi di base che possono essere considerati universalmente utili, ma non esiste una ricetta unica per tutti. Ecco alcune tecniche che possono essere d’aiuto.
1.- Pianificazione degli obiettivi
La cosiddetta tecnica della “lista delle cose da fare”. Questa tecnica permette di visualizzare le cose da fare, bastano pochi minuti al mattino per indicare gli obiettivi della giornata in un elenco scritto, da aggiornare nel corso della giornata. Oltre a prevenire le dimenticanze, è anche molto soddisfacente.
2.- Definire le priorità
Elencare le cose da fare aiuta, ma ancora di più dare priorità a ciò che è più urgente o importante. Aiuta a concentrarsi sulle scadenze immediate o a individuare ciò che è essenziale. Questa tecnica ottimizza il tempo dedicato a un’attività perché distoglie la mente dal tentativo di ricordare qualcosa di importante che in quel momento sfugge e fa perdere la concentrazione.
3.- Non procrastinare
Un errore enorme che si commette spesso, il famoso “lo farò dopo”. Perché si procrastina? Semplicemente perché non si è sicuri di come fare qualcosa, o gli obiettivi non sono chiari, o si ha paura di sbagliare. L’unico consiglio in questo caso è quello di iniziare a fare ciò che si vorrebbe procrastinare senza pensarci. Sedetevi e mettetevi all’opera, senza aspettare le condizioni perfette o l’ispirazione che potrebbe non arrivare.
4.- Segmentare il lavoro
A volte un lavoro sembra lungo, noioso o impossibile da svolgere. Come rimediare? Dividetelo in parti, ad esempio in piccole porzioni di un’ora. Trascorso questo tempo, fate una pausa e poi ricominciate a lavorare. La mente umana è curiosa, quando dobbiamo rispettare una scadenza ci concentriamo improvvisamente “all’ultimo minuto”. Se dividete il lavoro in porzioni di un’ora e poi rivedete ogni risultato passo dopo passo, vi accorgerete che non era così impossibile da fare.
5.- Registrare gli orari
Registrare e analizzare il tempo trascorso a fare le cose sembra un compito noioso, ma in realtà è molto utile. Infatti, permette di scoprire quanto tempo viene “sprecato” o come potrebbe essere ridotto. L’ideale sarebbe ripetere questa registrazione per alcuni giorni per tenere traccia del tempo. Scoprire dove viene sprecato aiuterà a guadagnare tempo extra.
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Vantaggi della time management al di fuori del lavoro
Come abbiamo indicato all’inizio dell’articolo, la tecnica di time management è molto utile sul lavoro, ma anche al di fuori. Perché?
- Si ottiene di più con meno sforzo. La gestione del tempo aumenta la concentrazione e, di conseguenza, la produttività.
- Il tempo è una risorsa molto scarsa. Nella società di oggi siamo sempre impegnati e abbiamo solo 24 ore al giorno, quindi una buona gestione del tempo può fare la differenza.
- Migliorare il processo decisionale. Con le tecniche di gestione del tempo sopra menzionate, si impara ad analizzare le fasi per raggiungere un obiettivo, in modo da rendere più efficace il processo decisionale.
- Aumentare il tempo libero. Una corretta gestione del tempo aiuta ad assumersi le responsabilità, a essere più efficienti e a trovare il tempo per dedicarsi a ciò che ci interessa.
Provate a seguire questa guida e scoprirete che avete tempo per andare in palestra, per iniziare un nuovo corso di studi o per qualsiasi attività che vi interessa davvero. Troverete il tempo per voi stessi!